视频授课的考勤，您还在用笔记本手写吗
运营在线远程培训机构时，最繁琐的工作之一就是考勤管理。在进行实时视频授课的同时，仍有许多校长要逐一确认谁几点进入、迟到了几分钟，再誊写到Excel或笔记本上。问题在于，这个过程中很容易出现遗漏或差错，一旦与家长就考勤发生争执，也很难拿出明确的依据。在线远程培训机构的可信度，归根结底就取决于这些细小的记录管理。
本文将分析手写记录的局限，介绍自动累积实时课堂进入、退出记录的考勤管理方式，以及缺勤、迟到时自动向家长发送通知的流程。同时还整理了在引入自动化之前，校长需要事先确定的迟到标准和考勤认定规则。
手写考勤记录的局限
手写管理考勤时，常见的问题如下。
需要在课堂上实时确认并记下学生的进入时间，导致老师的授课专注度下降。
同时运营多个班级时，记录可能混杂或遗漏。
当家长提出异议，称“我家孩子是准时进入的”时，缺乏客观的依据材料。
月末统计考勤时，需要重新汇总手写记录并计算，耗费大量时间。
这些问题会降低培训机构管理的整体效率，也会让老师增加不必要的行政工作。随着在线培训机构的增多，将考勤管理转为自动化系统的需求也在不断增长。
自动化考勤管理是如何实现的
如果视频授课程序是专为教学和学习而设计的，学生接入课堂和退出的时间点就会自动记录到系统中。ClassCanvas实时课堂程序正是为此目的而打造的工具，与一般的视频会议程序定位不同。
例如，Zoom这类视频会议工具针对会议和研讨会进行了优化，虽然会留下参会者的进入、退出记录，但默认不提供按培训机构的考勤标准加工这些记录，或将其与家长通知联动的功能。相比之下，ClassCanvas从一开始就以在线远程培训机构的授课运营为出发点来设计，除了1人1白板的个别学习模式、个别批改和屏幕共享功能之外，考勤数据也会在授课流程中自动累积。
使用ClassCanvas，考勤管理按如下流程进行。
学生进入实时课堂时，进入时间会被自动记录。
课堂结束或中途退出时，退出时间也会一并保存。
系统会根据事先设定的迟到、缺勤标准，自动归类考勤状态。
确认缺勤或迟到后，系统会自动向家长发送通知。
得益于这一流程，老师在课堂上无需再另外记录考勤，校长也省去了月末重新汇总统计的麻烦。
自动化之前必须确定的标准
在将考勤管理自动化之前，应先确立原则。系统按既定规则运行，如果标准含糊不清，即使实现了自动化，也可能产生混乱。
确定迟到标准
课堂开始后多少分钟内算作迟到（例如：5分钟、10分钟）
迟到累计达到一定次数后，是否按缺勤处理
对于网络问题等不可避免的情况，如何做例外处理
确定考勤认定规则
事先请假的缺勤要如何区分并记录
参加补课时，考勤如何体现
已经进入课堂但中途离开的情况，按什么标准处理
如果事先把这些标准整理成文档，在在线培训机构运营中遇到家长咨询时，就能给出一致的答复，也更便于将规则应用到自动化考勤管理系统中。
分步骤应用示例
在在线远程培训机构实际引入考勤自动化时，可以参考以下顺序。
将迟到、缺勤标准写成培训机构的内部规定。
在ClassCanvas实时课堂程序中登记各班的上课时间。
在系统中设置考勤标准（迟到认定时间、缺勤处理条件）。
设置家长通知的发送对象和发送时间（如课堂结束后立即发送）。
试运行一个月左右，检查标准是否符合实际情况。
校长自查清单
是否已确定迟到的标准时间
是否已整理好缺勤处理标准（是否提前告知等）
考勤记录是否在自动保存
缺勤、迟到时是否会自动向家长发送通知
是否无需额外操作就能查看按月考勤统计
以这份清单为依据检查当前的运营方式，就能立刻发现哪些环节还保留着手工操作。
结语
在线远程培训机构的考勤管理，已经不应再靠手写来处理。只要建立起自动累积实时课堂进入、退出记录，并在缺勤、迟到时自动向家长发送通知的机制，老师和校长双方的行政负担都会减轻。不过，在自动化之前，必须先把迟到标准和考勤认定规则整理清楚。
专为教学和学习设计的工具与一般视频会议工具在考勤管理方面存在差异，这一点也值得一并考虑。如果您正在运营在线培训机构，建议检查一下目前的考勤记录方式是否正在拖累培训机构管理的整体效率。
咨询电话 1661-9155
在线远程培训机构一站式解决方案“ClassCanvas”